Terminamos ya de hacer nuestro repaso a Evernote, una herramienta integrada para tomar todo tipo de notas y compartirlas online o acceder a ellas desde distintos dispositivos. En el último post de esta trilogía veíamos las distintas herramientas que ofrece Evernote desde el ordenador de casa. Ahora toca hacer lo propio con las distintas funciones que Evernote nos ofrece en teléfonos y dispositivos móviles.

Gran parte de la popularidad de Evernote reside en su capacidad para tomar notas muy rápidamente desde el teléfono móvil, lo que nos puede ahorrar mucho tiempo, sobre todo a la hora de teclear notas muy largas con el diminuto teclado en pantalla de muchos smartphones.

Notas en imágenes

Dicen que una imagen vale más que mil palabras. En el caso de Evernote, la posibilidad de utilizar la cámara del móvil para tomar notas nos puede sacar de más de un apuro. Si somos aficionados a los vinos, por ejemplo, es casi más fácil sacar la etiqueta de una botella que nos ha gustado especialmente que anotar su añada, nombre, o marca. Las notas de imagen pueden complementarse con todo tipo de comentarios y etiquetas de texto si queremos ser exhaustivos.

Más allá de sacar una simple foto, Evernote tiene la capacidad de convertir en texto editable las palabras que aparecen en una fotografía, siempre y cuando estás sean de una tipografía más o menos convencional y aparezcan claras. Esta función de escaneo, casi parecida al reconocimiento de textos de un escáner, es muy útil a la hora de transcribir datos de contacto de, por ejemplo, una tarjeta de visita.

Aparte de las posibilidades que ofrece esta herramienta, en el repositorio de aplicaciones Evernote Trunk que comentábamos en el anterior post también hay programas avanzados para móvil y táblet que mejoran las funciones de escaneo de textos mediante la cámara. Basta darse un paseo por la web de Evernote y elegir la que más nos convenza para nuestras tareas diarias.

Escritura manual o dibujo mediante la pantalla táctil

Otra de las posibilidades interesantes de Evernote en el móvil está en la capacidad del programa y de algunos de sus plugins para reconocer texto manuscrito. Aunque esto requiere un pequeño entrenamiento por parte del usuario, los aficionados a escribir a mano pueden utilizar su dedo para dibujar trazos en la pantalla táctil. Evernote se encarga de pasar estos trazos, si así lo queremos, a caracteres tipográficos.

La mayor parte de las pantallas de tablets y smartphones utilizan tecnología capacitiva. En otras palabras, sólo reconocen el dedo, no los stylus tradicionales de hace años. Escribir con el dedo es incómodo, pero este problema se soluciona haciéndonos con un stylus capacitivo. Algunas tiendas de productos Apple o de electrónica los venden por unos pocos euros.

Con el stylus y si además tenemos la suerte de tener un táblet, Evernote se convierte en un cuaderno de notas en toda regla con el que dibujar diagramas, escribir a mano alzada y hasta hacer bocetos y anotaciones de campo. Todas estas funciones pueden ser muy interesantes para artistas, diseñadores, ingenieros o científicos que trabajen en exteriores.

Capturar la información

Los móviles de hoy son auténticos centros de información que reciben datos desde múltiples fuentes. En el caso, por ejemplo, de las redes sociales, el gestor Seesmic permite capturar actualizaciones y enlaces desde Twitter y Facebook y volcarlos directamente en Evernote.

Otras aplicaciones disponibles en la web de Evernote permiten capturar fragmentos de páginas web tal y cómo lo hacíamos en el PC, y transformarlas en notas. Los profesionales que trabajan con la información tienen en las aplicaciones que capturan noticias de servicios RSS la mejor ayuda para guardar noticias interesantes y poder leerlas o consultarlas luego.

Poco más podemos decir sobre Evernote. Nuestro consejo, como siempre, es que instaléis cualquier cosa que os llame la atención y la probéis. De desinstalarla siempre estáis a tiempo y el riesgo es cero, porque todas las aplicaciones auxiliares de Evernote están certificadas por los creadores del programa del elefante. Además, Evernote es compatible con los principales sistemas operativos móviles, desde el IOS de iPhone hasta Blackberry, Symbian o Android. Aquí cerramos la trilogía. Que disfrutéis de esta auténtica ampliación de memoria online.

En el post anterior sobre Evernote os hicimos una pequeña introducción a cómo funciona esta fantástica herramienta multiplataforma para tomar notas de texto, voz o imagen, pero Evernote no es sólo una aplicación que instalamos en el ordenador o en el móvil.

La plataforma cuenta con numerosos complementos tipo plug-in y aplicaciones paralelas con los que podemos afinar aún más la manera en la que tomamos las notas, capturar actualizaciones de estado de redes sociales y páginas web, o integrarla en WordPress. Veamos cuáles son los accesorios más utilizados para mejorar aún más la productividad de Evernote.

El maletero de Evernote

El primer lugar dónde buscar es en Evernote Trunk. Bajo este curioso nombre se esconde un repositorio de aplicaciones, algunas gratuitas y otras de pago, que funcionan codo con codo cion Evernote. Una de las más prácticas es, sin duda, Voice2Note, un programa que convierte notas de voz directamente a notas de texto etiquetables en Evernote.

El software incluso ofrece un número de teléfono al que podemos llamar, desde el móvil, para dictar las notas que necesitemos. Basta con decir ‘tag’ antes de una palabra para que convirtamos ese término en una etiqueta para la nota que estamos grabando. El mayor inconveniente de Voice2Note es que, de momento, está optimizado para inglés. Esperamos con ansiedad a que desarrollen una versión que entienda mejor el castellano.

Integrar la herramienta vía web

En evernote Trunk podemos encontrar también diversos complementos que nos permiten integrar sistemas de captura de notas bajo diversas plataformas web. El principal plug-in es Evernote Web Clipper. Esta herramienta permite capturar páginas web completas o partes de ellas simplemente seleccionándolas y pulsando un botón que aparece en la barra de nuestro navegador al instalarlo. Web Clipper es compatible con todos los navegadores conocidos desde Internet Explorer hasta Firefox, Chrome o Safari en los Mac.

Un paso más allá de Web Clipper es WP Evernote Site Memory. Se trata de un plug-in de WordPress que nos permite integrar un botón de capturas en nuestro blog. Mediante ese botón, nuestros lectores que usen Evernote pueden tomar notas de nuestros posts y enviarlos directamente a su cuenta de Evernote aunque la aplicación nativa de Evernote no esté instalada en ese ordenador.

Una de las mejores utilidades para muchos profesionales, sobre todo para aquellos que manejan información, es la red social Twitter. Para pasar texto desde una actualización de estado en Twitter no hace falta cortapegar texto. El Plug-in Evernote+Twitter permite crear notas desde la propia red social simplemente enviándolas como mensaje directo a @myEN. Igualmente, cualquier actualización que retuiteemos con @myEN al principio se registrará inmediatamente en nuestra base de notas. Un complemento parecido es Evernote+Mail, que permite generar notas enviando un correo electrónico.

Aplicaciones para profesionales

Para terminar nuestro repaso a las distintas aplicaciones para ordenador que podemos encontrar en Evernote Trunk, es preciso mencionar algunos servicios de pago que pueden resultar muy interesantes para profesionales o pequeñas empresas. OfficeDrop y ShoeBoxed, por ejemplo, son dos servicios online que se dedican a escanear cualquier fajo de documentos en papel o tarjetas de visita que les enviemos por correo y volcarlos en nuestra cuenta de Evernote. Sus tarifas mensuales dependen del número de documentos y garantizan completa confidencialidad. Ideal para empresas que necesitan gestionar muchos papeles y no pueden dedicar una persona y un escáner a esa labor.

Otros servicios de Evernote Trunk incluyen el dictado telefónico de texto, o integración de las notas en distintas plataformas profesionales como SAP. Aunque no son gratuitos y no son de utilidad a usuarios privados, estos servicios ofrecen a las empresas una manera muy económica de mejorar la organización y la sincronización entre distintos grupos de trabajo.

En nuestro próximo y último post, cerramos el repaso a Evernote con las mejores aplicaciones y complementos disponibles para teléfonos móviles y tablets. No os lo perdáis.

Cuántas veces nos ha embargado esa incómoda sensación de no acordarnos de algo. El nombre de un vino, una dirección, la marca de un regalo que teníamos pensado para alguien… Acordarnos de todo es imposible hoy en día. En internet existen multitud de herramientas que permiten tomar notas. También existen administradores de tareas como los que os explicamos en un post aquí, en Anexo M.

Todas estas herramientas palidecen en comparación con el potencial de Evernote. Los creadores de este programa no utilizaron la imagen de un elefante como icono por puro azar. Evernote es una auténtica memoria virtual que nos permite capturar todo tipo de información. En esta serie de posts os explicaremos cómo sacar el máximo partido a esta herramienta que nos permite guardar y organizar en internet todos esos datos que no nos caben en la cabeza.

Cómo funciona Evernote

Básicamente, Evernote es un programa de notas. Una vez instalamos el software, nos permite tomar todo tipo de apuntes que van desde imágenes hasta textos, notas de voz, vídeos, archivos PDF, enlaces o recortes de páginas web.

Todas estas notas se almacenan en internet de manera automática En este sentido, la aplicación de Evernote no es exclusiva del ordenador. Gran parte de su utilidad reside en que es un programa instalable en el ordenador (ya sea PC, Mac o Linux), en el teléfono móvil (En todos los sistemas operativos) y en dispositivos móviles como el iPad o tablets bajo Android.

Siempre que el ordenador o los dispositivos móviles que utilicemos estén conectados a internet, Evernote se sincroniza con servidores online y sube todos los nuevos documentos que generemos para que estén accesibles desde cualquier lugar. Ni siquiera hace falta tener instalada la aplicación evernote para leerlos. Cualquier equipo conectado que cuente con un navegador web nos permitiría acceder a nuestros datos a través del navegador web.

La sincronización tiene lugar cada vez que añadimos una nueva nota, y es especialmente útil si llevamos la aplicación en variso dispositivos. Basta, por ejemplo, arrastrar una receta de cocina que hemos encontrado de internet en el PC y podremos consultarla desde el móvil cuando estemos comprando los ingredientes en el supermercado.

Tipos de notas e indexación

Las notas básicas de Evernote son textos, pero no son ni mucho menos las únicas. También pueden grabarse notas de voz, o sacar fotos con ayuda, por ejemplo, de la cámara del móvil. Una de las posibilidades más útiles del programa es que las imágenes que tomemos desde la aplicación Evernote móvil es capaz de interpretar los textos de una imagen y convertirlos en texto crudo.

Esta función, que es muy similar al módulo de reconocimiento de texto OCR de un scanner de sobremesa, es extremádamente útil para, por ejemplo, escanear los datos de contacto de una tarjeta de visita simplemente sacándole una foto con nuestro móvil. En el PC, esta función también puede realizarse a partir de notas de voz con una calidad que no es perfecta, pero resulta útil cuando tenemos que transcribir grabaciones muy largas, como en una conferencia, clase o entrevista.

Pero las notas de texto no servirían de mucho sin la capacidad de localizarlas con rapidez. Evernote integra un sistema de indexación que clasifica nuestras notas en función de su título, de las etiquetas y del propio texto de la nota. Las etiquetas son palabras clave que podemos adjuntar a una nota para hacer más sencilla su localización. Añadir, por ejemplo, las etiquetas ‘Junio, algebra, clase, tercer curso’ a una nota de voz nos ayudará a encontrarla mucho más facilmente si no recordamos exactamente en qué carpeta la hemos guardado.

Guardar extractos vivos de páginas web

Una vez instalada en el ordenador, Evernotye dispone de un plug-in que se integra con nuestro navegador web. Este complemento permite capturar fragmentos de páginas web tal y cómo los vemos en la pantalla, enlaces incluídos, y guardarlos en la galería principal.

La herramienta de captura de web ahorra mucho tiempo a la hora de extraer información de páginas web cuyo texto cambia inopinadamente de formato al cortapegarlo o, sencillamente, no es seleccionable.

Aunque hay una versión premium con mayores prestaciones, Evernote es gratuito y puede descargarse en distintos sistemas operativos desde su página web. Hasta aquí llegamos en este primer vistazo a esta memoria de elefante postiza. En los próximos post os explicaremos cuáles son y cómo funcionan los mejores complementos y plug-ins de Evernote, primero en el PC, y después en el teléfono móvil. No olvidéis apuntaros la tarea de leerlos en vuestra galería de notas.

El proceso básico que se lleva a cabo en el Reconocimiento Óptico de Caracteres es convertir el texto que aparece en una imagen en un archivo de texto que podrá ser editado y utilizado como tal por cualquier otro programa o aplicación que lo necesite. Online OCR nos permite subir los documentos en formato PDF, o de imagen TIF/TIFF, JPEG/JPG, BMP, PCX, PNG, GIF o ZIP que contengan este tipo de archivos para ser escaneados. El máximo tamaño de archivo que se admite es de 30 MB.

Uno de los factores más importantes a la hora de reconocer correctamente los textos está en la calidad de la imagen que hemos subido. A mayor calidad de imagen menos errores en el reconocimiento de caracteres. Se recomiendan calidades entre 200 y 400 DPI para que trabaje correctamente. Como referencia puedo deciros que uno de los documentos que yo he probado tendría unas 800 palabras y en todo este texto tenía unos 10 fallos, fácilmente identificables por el corrector ortográfico. La mayoría eran fallos en la interpretación de una palabra que contenía la letra “o” que había interpretado como “c”.

Dispone de 32 idiomas de reconocimiento de textos, entre los que se encuentran el castellano y catalán, por citar alguno de los que nos cogen más cerca. A la hora de transformar el documento de salida en un formato determinado nos da la posibilidad de transformarlo en PDF, MS Word 2003, MS Excel 2003, Html 4.0, RTF o texto plano.

A la hora de trabajar con documentos que hemos subido nos permitirá reconocer todo el documento o sólo una parte del mismo, es decir, supongamos que tenemos un documento PDF de 50 páginas, del cual queremos extraer el texto de 4 de ellas. En este caso debemos subir todo el documento y luego indicarle las páginas o el intervalo de páginas que queremos que nos escanee. Pueden ser páginas individuales o intervalos de las mismas.

Para usar el servicio debemos registrarnos primero, creando un usuario para lo que nos pedirá una cuenta de correo electrónico asociado a la misma. Una vez realizado el registro partiremos con 5 créditos para trabajar. Estos cinco créditos equivalen al escaneo de un documento de 5 páginas, o cinco documentos de una página. Una vez acabados dichos créditos nos tocará adquirir nuevos créditos pasando por caja, donde los precios parten de los 6 céntimos por página dependiendo del número de créditos que compremos. A más créditos comprados, más barato será el coste por página.

La otra opción que tenemos para seguir usando el servicio es participar en el programa de bonus que tienen. Es muy sencillo, si incluís un enlace a Online OCR en vuestro sitio web, tendréis 50 créditos extras, si escribís un artículo revisando el servicio en vuestro blog, 100 créditos extras o si realizáis un tutorial en vídeo sobre como utilizar el servicio otros 100 créditos. Además por cada amigo al que recomendéis el servicio y compre créditos os darán un 10% de los créditos que haya comprado la primera vez.

La carga de los archivos y la conversión es realmente rápida. El sistema no tarda prácticamente nada en convertir los archivos de manera que es casi tan rápido como un escáner instalado en local. Es una de las cuestiones que más me ha gustado del sistema, junto con los pocos errores que comete en el reconocimiento de imágenes. Una vez que tengamos convertido el archivo lo tendremos disponible online en nuestra cuenta de usuario y podremos descargarlo cuando lo necesitemos.

En resumen es uno de los usos poco frecuentes que nos facilita la nube, con los que poder aprovechar nuestra línea ADSL y sobre todo ahorrar tiempo para escanear esos documentos que tenemos en formato imagen y que necesitamos extraer el texto de los mismos. Muy interesante sobre todo si no disponemos de un escáner local conectado a nuestro equipo.

Más Información | Online OCR
En AnexoM | Usos poco habituales de “la nube”

Para ello se aprovecha de un servicio de almacenamiento online como SkyDrive que nos daba una capacidad de 25 GB de almacenamiento online, mucho más de lo que nos suele ofrecer un disco duro virtual como media. Y lo que es mejor, y que será una solución para muchos usuarios de sistemas operativos distintos al de Microsoft, podemos utilizarlos sin necesidad de tener instalado MS Office en nuestro ordenador. Esta es sin duda una opción excelente para dispositivos como netbooks o tablets, ahora tan de moda, con pocos recursos de espacio y que tal vez no necesitan tener instalada esta versión, sin embargo, esporádicamente necesitan editar algún documento de texto o una hoja de cálculo.

Lo mejor de todo es que no es necesario instalar nada. Basta con tener un cuenta de MSN o de SkyDrive para identificarnos en el servicio y comenzar a subir y editar nuestros archivos en la nube. En este sentido es muy cómodo de utilizar puesto que muchos de nosotros ya disponemos de dichas cuentas. Para tener una mejor experiencia web nos recomiendan tener instalado SilverLight en nuestro navegador, puesto que de esta manera los archivos cargarán más rápido y tendremos una mejor visualización del editor. Esto casi nos obliga a utilizar Internet Explorer como navegador para la edición de documentos.

A la hora de sacarle el máximo partido si es cierto que tener instalado MS Office 2010 nos ahorrará mucho trabajo, puesto que podemos estar editando un documento que tenemos alojado en SkyDrive en local, con nuestra suite de escritorio y toda la potencia y funcionalidad para luego guardarlo directamente en internet, como si trabajáramos en local. Desde luego esta cuestión es una de las mejores interpretaciones que he probado de relación entre el escritorio y la nube a la hora de trabajar con documentos.

A la hora de editar online documentos podremos hacerlo utilizando Word, Excel, PowerPoint o OneNote. Otra de las opciones interesantes que nos plantea la nueva Office Wep Apps es la creación de versiones de un mismo documento, lo que facilitará la colaboración de varios usuarios editando el mismo documento. Se trata de que varios usuarios puedan trabajar con el mismo documento simultáneamente. En cada momento nos indica en la esquina inferior derecha de la página que estamos editando cuantos usuarios están editando el documento.

Los formatos en los que se guardan los documentos serán OXML o lo que es lo mismo, si tienes un archivo *.doc podrás visualizarlo pero a la hora de editarlo nos pedirá que primero lo guardemos en formato *.docx. Esta opción es un pequeño inconveniente, al igual que ocurre con los documentos PDF que de momento no disponen de un visor que nos permita su revisión.

Sin duda en la comparativa con otras herramientas similares como Google Docs o Zoho, Office Web Apps tiene algunas ventajas importantes, como la capacidad de almacenamiento, la posibilidad de trabajar online-offline en conjunción con MS Office o la compatibilidad completa de los formatos de MS Office que es el talón de Aquiles de las dos opciones anteriores.

Si además tenemos en cuenta que podemos incorporar la funcionalidad de Live Sync para sincronizar el contenido de carpetas locales en la nube sin necesidad de tener que subir lo archivos uno a uno, la verdad es que la funcionalidad que ahora tenemos por parte de Microsoft sin duda supera a lo que nos ofrece Google Docs, el principal enemigo a batir es este campo.

La opción que menos me convence, de todas formas, a la hora de editar online es la de Word, puesto que la edición de documentos utilizando el navegador todavía deja bastante que desear, hasta el punto de que en apariencia desconfigura totalmente el formato, por lo menos en apariencia en la vista de edición, mientras que el visor muestra el documento correctamente. No ocurre lo mismo con los documentos que creamos directamente online. En este aspecto se nota que Excel y PowerPoint llevan más tiempo en beta y están mejor trabajados, más pulidos los detalles.

Todas estas opciones nos permiten gestionar documentos en la nube de una manera muy sencilla, práctica y sin los inconvenientes de no reconocimiento de formatos de Microsoft, por lo menos en teoría, aunque este aspecto tiene que mejorar todavía. Sin duda se convierte Office Wep Apps en un opción de referencia a la hora de trabajar con documentos en la nube.

Acceso | Windows Live
Más Información | Office Web Apps

De la versión anterior mantiene el diseño básico, con las opciones de navegación por pestañas entre las diversas opciones que nos ofrece, como son el procesador de textos, la hoja de cálculo o el gestor de presentaciones, unidas todas ellas al navegador web que nos incorpora. De modo que podemos estar trabajando con Lotus Symphony 3.0 con varios documentos a la vez, texto, cálculo o presentaciones mientras estamos consultando navegación en internet o buscando datos para incorporar a nuestros documentos, todo con un sólo programa.

Además sigue incorporando opciones que le hacen ganar funcionalidad con respecto a la descarga original con la posibilidad de instalación de plugins o complementos que se ejecutarán, la mayoría de ellos, en la barra de Widgets, otra de las grandes novedades de esta suite respecto a sus competidoras de Microsoft y Sun. Por lo tanto es una solución ofimática que trabaja muy bien y aprovecha las oportunidades que nos brinda las conexiones a internet, con su navegador web incorporado o la facilidad para la instalación de complementos.

Las principales novedades que nos aporta el programa se encuentran en la forma de editar los documentos. Ahora incluye una opción que nos permite tener en un golpe de vista todos los detalles de un documento en un solo click del ratón. Se desplaza la visión de las opciones de edición a la parte derecha del documento, todo un acierto teniendo en cuenta que el formato de las pantallas de los equipos cada vez apuesta más por el panorámico, dejando mucho espacio en los laterales y menos de altura. Personalmente me hubiera gustado más en la zona izquierda, pero supongo que va en gustos.

Otra de las cuestiones que mejora esta suite ofimática es su compatibilidad con los formatos de Microsoft, que consiguen mantener con más respeto. Como en todos los programas ofimáticos que conozco, esta compatibilidad y el tan cacareado respeto de los formatos nunca es completo, pero la verdad es que se le acerca bastante y sólo nos dará algún problema que otro si utilizamos alternativas de edición más avanzadas, con macros, por ejemplo. Además no es igual dependiendo de cada programa está más o menos conseguido. En este caso el apartado que más cojea a la hora de asegurar la compatibilidad es la hoja de cálculo.

Entre las novedades que incorpora esta nueva versión destacan el soporte para scripts VBA, el estándar ODF 1.2 o para OLE en Office 2007, así como la capacidad para insertar archivos OLE de audio y vídeo. También incorpora mejoras para la representación de objetos gráficos o en la apertura de archivos arrastrando y soltando en un espacio de trabajo libre. También han mejorado su capacidad de exportación de archivos a formato PDF.

Respecto a las novedades en la hoja de cálculo, se amplía el número máximo de columnas de 256 a 1024, se añade soporte para escala específica de hoja, para conversión de valores de columna y para la función de detective. A la vez las presentaciones también mejoran añadiendo soporte de visualización de varios monitores, más animaciones y más formatos de página.

En definitiva, un buen puñado de novedades que le hacen ganar puntos, sobre todo para los usuarios que sólo quieren la ofimática para las tareas básicas. Lo que no se es si todas estas novedades justifican un salto tan grande de versión o si deberían haber seguido con las numeración que llevaban. Lo que todos estaremos de acuerdo es que es mucho más elegante que OpenOffice, y para mi, se convierte en la mejor alternativa a MS Office. Una buena opción para ahorrar dinero gracias a las posibilidades del acceso a banda ancha.

Más Información | Lotus Symphony
En AnexoM | Lotus Symphony, software ofimático gratuito de IBM

Google Docs ha sufrido esta semana uno de los rediseños generales más importantes de su historia, con sugerentes cambios en todas las aplicaciones. Incluso, poco a poco, los usuarios están empezando a tener acceso a una nueva aplicación para dibujar diagramas. En esta entrada vamos a resumir todos los nuevos detalles, para comprobar que el cambio ha sido muy sustancial.

Empecemos por la joya de la corona, el procesador de textos. A primera vista, tenemos un cambio muy importante: ahora podemos visualizar el documento de manera más tradicional, con un ancho fijo que simula la vista de impresión de, ejem, Microsoft Office. Siguiendo con los parecidos, tenemos a nuestra disposición una regla que nos ayuda a establecer mejor los márgenes.

La vista flexible que desde el principio de los tiempos teníamos en Google Docs era una de las principales quejas que los usuarios noveles hacían; por algún extraño motivo a la gente le gusta que su procesador de textos le muestre cómo quedará la versión final en la pantalla. Por tanto, este pequeño cambio es un gran paso adelante. Otras mejoras menos llamativas del procesador de textos tienen que ver con listas más fáciles (gracias a una mejor gestión del tabulador) y con más opciones para el alineamiento de las imágenes, cosas a las que ya estamos acosumbrados en el mundo offline.

Pero como puedes ver en el vídeo, en esta actualización se han centrado en potenciar la mejos baza de Google Docs, su sentido colaborativo. Ahora es mucho más elegante y robusto, dado que podemos ver en tiempo real los caracteres que están escribiendo el resto de colaboradores. Y, además, tenemos un chat en tiempo real al lado del documento, y pueden participar hasta 50 colaboradores al mismo tiempo. Estas funcionalidades seguramente provengan de o estén inspiradas en Etherpad, esa aplicación que Google compró hace meses.

Por su parte, las hojas de cálculo, el hermano pequeño de los procesadores de textos, también tienen novedades interesantes, aunque más sutiles. Ahora tarda menos en cargar, las columnas se pueden arrastrar y las celdas se autocompletan con el contenido de otras celdas. La funcionalidad más bienvenida para mí es la barra de fórmula en la zona superior, algo que facilitará la tarea de introducir fórmulas largas.

El último en llegar ha sido una aplicación para crear diagramas y dibujos en general, también con una fuerte componente colaborativa al permitir varios editores en tiempo real. Es una herramienta bastante sofisticada y dispone de múltiples formas, flechas y líneas, aparte de poder crear formas o trazos personalizados o poder escribir nuestro texto o subir imágenes.

Todas ellas tienen las opciones que esperaríamos de una aplicación avanzada: diferentes formas de acabado de flechas, de grosor y punteado de líneas, de color de fondo/trazo, etc. Por otro lado tenemos herramientas de rotación, traslación, redimensionamiento de formas, agrupamiento, alineamiento, reordenamiento, redistribución… Lo único que se hecha en falta son mayores facilidades para usar elementos más estándares (como por ejemplo del mundo UML).

Como vemos las opciones son extensas para ser la primera versión de una herramienta. Está claro que la velocidad de desarrollo de las aplicaciones web aumenta exponencialmente si sacamos a Internet Explorer 6 de la ecuación.
Finalmente, podemos exportar nuestro trabajo como imagen vectorial (SVG o PDF) o de mapa de bits (PNG o JPG).

¿Qué te ha parecido esta mejorada versión? ¿Empujarán estas mejoras a más usuarios a pasarse a estas soluciones o preferirán quedarse con la opción más tradicional?

Más información | Blog oficial de Google

En este campo las opciones más interesantes son de pago, por lo que podemos optar por utilizar demos, por lo general limitadas a 30 días si tenemos una urgencia o si el uso va a ser continuado pasar por caja y hacernos con una aplicación de edición profesional que nos ahorrará trabajo y tiempo a la hora de editar documentos PDF. Pero para usos esporádicos hay aplicaciones que nos pueden sacar de más de un apuro y son las que vamos a tratar en esta última entrada.

Adobe Acrobat 9

Es la suite de referencia a la hora de trabajar con documentos y se nota. Es la mejor aplicación para crear documentos PDF, que nos permitirá combinar contenidos, proteger nuestros documentos con contraseñas, mantener un seguimiento de nuestros formularios, que nos permitirá convertir a Word o Excel de forma automática, que se guarden documentos con formularios de forma local, pero robre todo nos permitirá realizar revisiones de documentos de forma sencilla, añadir comentarios como notas adhesivas.

En este caso toca pasar por caja a la hora de disfrutar de las opciones de este estupendo software. Tenemos la versión Standard que en su versión completa va desde 404,84 € hasta la versión Pro que incluye todavía más funcionalidades para compartir documentos y que parte de los 648 €. No son precios precisamente baratos, pero si vamos a hacer un uso continuado de este tipo de programas merece la pena pasar por caja.

Más Información | Adobe Acrobat 9

PDF Studio

Es otra de las opciones de pago para manipular y editar documentos PDF. Sin tener el soporte de Adobe, nos permitirá una amplia gama de opciones, casi las mismas que la suite de Adobe. Quizás no es tan completa ni trabaja de forma tan eficaz como Adobe Acrobat pero la diferencia de precio puede justificar con creces optar por esta aplicación, puesto que parte desde los 45 € la edición Standard y 70 € la profesional. Además tenemos una opción de demo que podemos utilizar para comprobar si se adapta a nuestras necesidades, pero que nos incluirá una marca de agua en los documentos que generemos con ella.

Otra de las opciones interesantes que nos permite PDF Studio es su integración con Google Docs, que nos permitirá guardar documentos que hemos editado directamente desde el programa, sin necesidad de guardar previamente en local y luego tener que identificarnos en Google Docs y subir el archivo. En este caso, nos permite hacer todo este proceso como una opción más de guardado.

Más Información | PDF Studio

nitroPDF

Al igual que el anterior supone una interesante alternativa a Adobe, en sus dos versiones, nitroPDF express y Profesional que dependiendo de las funcionalidades que tengamos que hacer podemos optar por la primera opción por unos 50 € o la segunda por unos 100. No llega al nivel de versatilidad de la suite de Adobe, pero se acerca bastante. Disponemos de una opción de descargar el software de prueba durante 15 días, totalmente funcional no como en el caso anterior. El problema a mi modo de ver en comparación con la suite de Adobe es la forma de editar los documentos. Como aspecto destacado podemos comentar el reconocimiento OCR. Este tipo de soluciones nos permiten editarlos, pero no llegan a ser tan fáciles en su utilización como la suite de Adobe. Les falta un plus de usabilidad que supongo que va de oficio en el precio.

Más Información | nitroPDF

Sun PDF Import

En este caso se trata de una opción básica de edición y manipulación de ficheros PDF a través de una extensión para OpenOffice, de la que ya hablamos en su momento, que podemos instalar y nos permitirá abrir y guardar documentos PDF como si fuera una imagen, de forma que podremos guardarlos en el formato de imagen. Es una de las opciones más interesantes para editar documentos PDF si no necesitamos grandes funcionalidades. Cubre la edición más básica pero para un uso intensivo tal vez se quede un poco corto. Además, si no somos usuarios de OpenOffice nos obligará a instalarnos dicha suite para poder utilizarlo.

Más Información | Sun PDF Import

Con estas opciones de edición ya hemos cubierto todas las opciones de trabajo con documentos PDF, desde los lectores para poder abrir documentos PDF, su creación a partir de documentos de texto o su edición por partes. Un buen puñado de opciones para trabajar con este tipo de documentos. Ahora nos toca elegir entre las distintas alternativas.

En AnexoM | Opciones de gestión de archivos PDF (III)

No se trata tanto de editar los textos sino de trabajar con documentos que nos han llegado en PDF pero que por cualquier motivo nos interesa modificar, por ejemplo, eliminando páginas, párrafos, imágenes, etc. manteniendo el contenido de una parte del documento PDF inalterado. Por ejemplo, el caso de un documento, un informe que nos interesa enviar a cierto número de destinatarios, pero que ocupa 150 páginas, y para nosotros, realmente sólo son útiles 25. Se trataría de quedarnos con estas páginas que nos interesan para descartar el resto. Vamos a ver que tipo de programas nos permiten realizar este tipo de tareas:

PDFsam

Se trata de un programa que nos permite trabajar de forma sencilla con documentos PDF. Nos permite extraer páginas concretas de un documento PDF, partir un documento en distintas secciones y crear un archivo para cada uno de ellos, mezclar varios documentos o una de las cosas que más me molestan en un documento, cambiar el sentido de una página y cambiar el apaisado para alguna de ellas. Funciona de forma realmente ágil y se tarda realmente poco en ejecutar las tareas seleccionadas. Está disponible para Windows, Mac y Linux, en estos dos últimos sistemas a través de Java. Es un programa de código libre en sus dos versiones, la básica y la mejorada que además nos permitirá opciones como cifrado de PDF, añadir cubiertas o pies de página a los archivos o establecer opciones de visualización y metadatos como autor, título o tema de un documento.

Más Información | PDFsam

PDFILL

Más que un sólo programa podríamos decir que incluye una buena colección de programas para la gestión de documentos PDF que nos permitirán desde la optimización de documentos PDF para su visualización en Ebook, bajar la resolución, etc. o cifrar el documento, incluir efectos en la visualización del documento como una presentación, rotar documentos o incluir marcas de agua en los documentos.

Está disponible para sistemas Windows y funciona muy bien con documentos de grandes dimensiones, con los que trabaja de forma rápida sin que el tamaño del mismo influya en su trabajo con los mismos. Entre las opciones que tiene que más me gusta están la de convertir el PDF en una imagen y viceversa. sin duda se ha convertido en una de mis opciones favoritas para trabajar con documentos PDF, puesto que cumple casi todas las cosas que se pueden hacer con este tipo de documentos.

Más Información | PDFill

PDFshuffler

En este caso se trata de un sencillo programa que podemos encontrar para sistemas Linux. Es muy ligero y trabaja muy bien con documentos grandes, sobre todo si lo que queremos es seleccionar documentos grandes, puesto que su principal inconveniente es que tiene opciones limitadas de edición. Nos permite seleccionar determinadas páginas, borrar páginas, o girarlas y recortarlas pero no nos permite trabajar con fragmentos de una página, por ejemplo. Visualmente se trabaja muy bien con este programa que nos muestra una serie de miniaturas de las páginas del documento.

Más Información | PDF Shuffler

PDFHammer

Es una opción online muy interesante que nos evitará tener que instalar algún programa en nuestro equipo si el uso que hacemos de la edición de documentos PDF es ocasional. También está algo limitado en sus opciones, puesto que sólo nos permitirá reordenar y eliminar páginas y no fragmentos de las mismas, como nos ocurría en el caso anterior.

La parte buena de esta opción es que no necesitaremos registrarnos para trabajar con documentos PDF. Nos dejará cargar el archivo que queramos y subirlo para comenzar a trabajar con el mismo. Una vez terminada la edición podemos comenzar a descargarlo a nuestro equipo. Si tuviera unas cuantas opciones más para editar documentos sería una opción perfecta.

Más Información | PDFHammer.com

En definitiva, un buen puñado de opciones para hacer algo tan común en procesadores de texto como copiar y pegar, pero que al trabajar con documentos PDF puede ser un poco más complicado de lo que estamos acostumbrados. La semana próxima ya hablaremos de las opciones que tenemos para editar el texto de los documentos PDF de forma que podamos corregir alguna errata o modificarlos a nuestro antojo. ¿Conocéis algún otro editor que funcione bien? Pues ánimo y recomendar vuestro favorito.

En AnexoM | Opciones de gestión de archivos PDF (II)

Se trata de explorar las distintas opciones que tenemos a la hora de generar documentos PDF, ya sea desde nuestro editor de textos habitual o desde un programa específico que se encargue de estas tareas. Las opciones que existen son múltiples y debemos tratar de buscar aquel que se adapte mejor a los programas que ya utilizamos y a la vez a nuestro entorno de trabajo habitual. También tendremos que tener en cuenta con que frecuencia los vamos a utilizar o la funcionalidad que necesitamos de dicho programa. En este caso hablaremos de crear documentos PDF no de modificarlos ni editarlos posteriormente.

Writer

El popular editor de textos de OpenOffice nos permitirá generar documentos PDF. Tan simple como un botón en la barra de herramientas nos crea un documento en dicho formato del documento que tenemos abierto con nuestro procesador de textos. Sencillo y ágil, esta opción ha sido muy apreciada por los usuarios de esta suite ofimática. Además, si queremos configurar de que modo se exporta el documento de texto tenemos la opción de elegir distintas alternativas para generar nuestro documento.

Nos ofrece distintas opciones a la hora de generar el documento PDF, desde en qué formato se guardarán los formularios, el tipo de compresión que queremos darle al documento o tipo de vista inicial, seguridad opciones de hiperenlaces dentro del documento, etc. Todas estas opciones nos garantizan la flexibilidad suficiente a la hora de conseguir dar el formato adecuado a nuestro documento PDF.

Word

Al igual que en el caso anterior, existe una opción desde la llegada de Word 2007 para exportar nuestros documentos en formato PDF, que nos permitirá convertir nuestros documentos a dicho formato siempre que queramos. Para ello debemos instalar un complemento de Microsoft que nos implementará esta funcionalidad. Respecto a la comparación con la misma posibilidad en OpenOffice, Word nos ofrece menos posibilidades de configuración en la creación del documento, siendo mucho más flexibles las opciones que nos permite Writer en este caso. Lo que si nos ofrece es la posibilidad de integrarse con los servicios de Microsoft como puede ser el gestor de correo Outlook, que nos permite enviar directamente un archivo de texto como un adjunto en formato PDF o servicios como Share Point.

Más Información y descarga Plugin | Microsoft

doPDF

Dentro de la gran variedad de problemas que hay para convertir entre distintos formatos, este es un programa muy sencillo que nos crea una impresora virtual en el equipo que nos permitirá transforma cualquier documento en PDF. No posee grandes opciones de configuración, simplemente nos permitirá configurar la resolución del documento, pero sin embargo si es interesante puesto que nos permitirá transformar todo tipo de documentos que podamos abrir en nuestro equipo en PDF, simplemente con la opción de imprimirlos en la impresora doPDF virtual creada, y luego elegir la opción guardar como… que nos ofrece.

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Express PDF

En este caso hablamos de un servicio de conversión de documentos que nos permitirá obtener en PDF documentos de texto o hojas de cálculo sin necesidad de tener nada instalado, puesto que es un servicio web. Nosotros les enviamos el archivo que queremos convertir y nos lo devuelven a la dirección de correo que les hemos facilitado. Esta bien para utilizar de forma esporádica y no tener que instalar ningún programa ni complemento. A la hora de convertir el documento en PDF nos ofrece cuatro opciones preconfiguradas a elegir dependiendo del uso que vayamos a darle, ya sea por defecto, documento para imprimir, para mostrar por pantalla o para un eBook. Además no es necesario registrase para que nos envíen el archivo en PDF.

Más Información | PDF Express

De esta forma disponemos de distintas opciones par crear nuestros archivos en formato PDF, ya sea a través de complementos para nuestros procesadores de textos, Writer o Word, con la instalación de un programa como doPDF, o a través de un servicio web. Podéis elegir en función de vuestras preferencias y el uso que le vayáis a dar. Todas son buenas alternativas, aunque existen muchas más en el mercado, ¿vosotros qué programa utilizáis para crearos vuestros PDF?

En AnexoM | Opciones de gestión de archivos PDF (I)