Con sus ventajas y sus inconvenientes cada una nos ofrece un modelo distinto. Dependiendo de nuestras necesidades, de con quién nos relacionamos y del tipo de uso que hacemos de la ofimática, ya sea intensiva o de usuario nuestras necesidades cambian. Por eso es conveniente realizar una revisión de las alternativas que tenemos a nuestra disposición para saber elegir correctamente.

Son dos las principales vías para acceder a la ofimática en la nube. El editor ligero que nos permite trabajar directamente el la nube sin necesidad de tener nada instalado en nuestro ordenador. Es el modelo propuesto por Google o Zoho por ejemplo. El programa instalado en nuestro ordenador que nos permite y trabajar en la nube con apoyo en local para la edición avanzada. Este es el modelo propuesto por Office 365, entre otros muchos. Vamos a ver las ventajas e inconvenientes de las cinco principales alternativas.

Google Docs

Es el principal defensor y promotor del trabajo en la nube sin necesidad de instalar nada en local. La ventaja de su editores de documentos, hojas de cálculo o presentaciones está precisamente en la posibilidad de editarlos desde cualquier dispositivo. Esta opción le da una gran flexibilidad. Podemos editar documentos desde un teléfono móvil, un tablet o un ordenador que no tenga instalado ningún programa ofimático. También aprovecha la opción de complementarse con aplicaciones como OpenOffice o MS Office con complementos que nos permiten subir a la nube directamente los documentos con los que estamos trabajando en local.

Por contra su principal inconveniente está en que para una gestión avanzada no nos servirá. Además la cuestión de los formatos de los documentos creados con MS Office no se garantiza al 100%, podremos abrir los documentos sin problemas, pero no lo más probable es que no tengamos el formato del documento exactamente igual. Esto es un mal que aqueja a todas las opciones distintas a MS Office a la hora de editar los documentos creados con dicha suite ofimática.

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Zoho Docs

Es la gran alternativa a Google Docs en el trabajo directamente en la nube. Comparte la filosofía de tener la posibilidad de editar directamente en la nube sin necesidad de tener nada instalado. Por lo tanto comparte tanto las ventajas como los inconvenientes de la suite de Google. Como Google dispone de complementos que nos permiten subir documentos a la nube desde Open Offcie o MS Office. Una desventaja que muchos le ven, cómo es el caso de no tener cuenta ha logrado vencerla puesto que nos permite identificarnos con nuestra cuenta de Google, de Yahoo o de Facebook, sin necesidad de tener que crear una cuenta específica para este servicio.

Elegir entre una y otra dependerá del uso que le vayamos a dar. Zoho tiene un mayor número de aplicaciones en la nube que pueden ser muy útiles para los usuarios, documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, Wikis, correo, gestión de proyectos, chat, discusiones, etc. Además dispone de un amplio número de aplicaciones de tipo empresarial, como son CRM, facturación, contabilidad o informes, entre otras muchas. Además incorpora algunos complementos que pueden ser muy interesantes para las empresas, como puede ser el complemento para SharePoint que permite editar y crear documentos online con Zoho y administrarlos y mostrarlos a todos con SharePoint.

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Microsoft Office 365

Aunque de momento está en fase beta cerrada, está enfocada a un sector profesional. Incluye funcionalidades de Microsoft Office Professional Plus, Exchange Online, SharePoint Online y Lync Online. Combina la flexibilidad del trabajo en la nube con la potencia y capacidad de edición de la suite ofimática instalada en nuestros equipos. Dispone de una versión para educación que aprovechará los 25 GB de almacenamiento que nos facilita SkyDrive. Permite la edición de documentos, calendarios, correo desde cualquier lugar. Facilita la relación con Microsoft Outlook, Word, Excell, PowerPoint o OneNote.

La gran desventaja que tiene es que se trata de una opción de pago, menos en la versión de educación… Más orientada a dar respuesta a las necesidades de empresas que de usuarios que quizás con las alternativas de Google o Zoho pueden tener suficiente. Además si no tenemos instalado en local MS Office perderemos gran parte de la potencia que nos facilita la edición con programas instalados en nuestros equipos. Supone un paso más a las Office Web Apps.

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Oracle Cloud Office

se trata de la apuesta de Oracle por llevar Open Office a la nube. Está claramente enfocado a empresas y también es de pago. Se trabaja con la versión 3.3 de Open Office en la nube y mejora de forma significativa la funcionalidad de esta versión dotándola de flexibilidad a la hora de trabajar desde cualquier ordenador.

Respecto a MS Office 365 cuenta con la ventaja de que la suite de escritorio es gratuita, de manera que la instalación la podemos llevar a cabo en tantos ordenadores como sea menester. La licencia que nos ofrece es perpetua, es decir, que no necesitaremos ir renovando a lo largo del tiempo la suscripción, sino que se paga por soporte anual. El coste de este producto es de 15 euros, por lo que es asequible si le vamos a dar un buen uso.

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LotusLive Symphony

Como en el caso de los otros dos gigantes, Microsoft y Oracle, en este caso se trata de la apuesta IBM por llevar la ofimática a la nube. Y lo hace según el modelo propuesto por Microsoft de complementar ofimática en la nube y en local. Flexibilidad y potencia, utiliza como suite de escritorio Lotus Symphony y lo conecta con el resto de opciones de Lotus.

Más Información | LotusLive Symphony

A la hora de diferenciar entre las tres alternativas de edición tanto en local como en la nube dependerá del grado de integración que requiera nuestra organización. Microsoft, IBM u Oracle son tres gigantes que han realizado una apuesta estratégica en estos sectores. Personalmente la que más me atrae para el usuario medio es la versión de educación de MS Office 365.

Por otro lado, las opciones más interesantes para los usuarios normales, que no necesitan la edición avanzada de la hoja de cálculo, por ejemplo ni le sacan partido a toda la funcionalidad estaría en la edición en local, con la posibilidad de subir los documentos a la nube mediante los plugins para su suite instalada y a la vez utilizar la edición online de Google Docs o Zoho para realizar pequeños retoques o modificaciones.

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De la versión anterior mantiene el diseño básico, con las opciones de navegación por pestañas entre las diversas opciones que nos ofrece, como son el procesador de textos, la hoja de cálculo o el gestor de presentaciones, unidas todas ellas al navegador web que nos incorpora. De modo que podemos estar trabajando con Lotus Symphony 3.0 con varios documentos a la vez, texto, cálculo o presentaciones mientras estamos consultando navegación en internet o buscando datos para incorporar a nuestros documentos, todo con un sólo programa.

Además sigue incorporando opciones que le hacen ganar funcionalidad con respecto a la descarga original con la posibilidad de instalación de plugins o complementos que se ejecutarán, la mayoría de ellos, en la barra de Widgets, otra de las grandes novedades de esta suite respecto a sus competidoras de Microsoft y Sun. Por lo tanto es una solución ofimática que trabaja muy bien y aprovecha las oportunidades que nos brinda las conexiones a internet, con su navegador web incorporado o la facilidad para la instalación de complementos.

Las principales novedades que nos aporta el programa se encuentran en la forma de editar los documentos. Ahora incluye una opción que nos permite tener en un golpe de vista todos los detalles de un documento en un solo click del ratón. Se desplaza la visión de las opciones de edición a la parte derecha del documento, todo un acierto teniendo en cuenta que el formato de las pantallas de los equipos cada vez apuesta más por el panorámico, dejando mucho espacio en los laterales y menos de altura. Personalmente me hubiera gustado más en la zona izquierda, pero supongo que va en gustos.

Otra de las cuestiones que mejora esta suite ofimática es su compatibilidad con los formatos de Microsoft, que consiguen mantener con más respeto. Como en todos los programas ofimáticos que conozco, esta compatibilidad y el tan cacareado respeto de los formatos nunca es completo, pero la verdad es que se le acerca bastante y sólo nos dará algún problema que otro si utilizamos alternativas de edición más avanzadas, con macros, por ejemplo. Además no es igual dependiendo de cada programa está más o menos conseguido. En este caso el apartado que más cojea a la hora de asegurar la compatibilidad es la hoja de cálculo.

Entre las novedades que incorpora esta nueva versión destacan el soporte para scripts VBA, el estándar ODF 1.2 o para OLE en Office 2007, así como la capacidad para insertar archivos OLE de audio y vídeo. También incorpora mejoras para la representación de objetos gráficos o en la apertura de archivos arrastrando y soltando en un espacio de trabajo libre. También han mejorado su capacidad de exportación de archivos a formato PDF.

Respecto a las novedades en la hoja de cálculo, se amplía el número máximo de columnas de 256 a 1024, se añade soporte para escala específica de hoja, para conversión de valores de columna y para la función de detective. A la vez las presentaciones también mejoran añadiendo soporte de visualización de varios monitores, más animaciones y más formatos de página.

En definitiva, un buen puñado de novedades que le hacen ganar puntos, sobre todo para los usuarios que sólo quieren la ofimática para las tareas básicas. Lo que no se es si todas estas novedades justifican un salto tan grande de versión o si deberían haber seguido con las numeración que llevaban. Lo que todos estaremos de acuerdo es que es mucho más elegante que OpenOffice, y para mi, se convierte en la mejor alternativa a MS Office. Una buena opción para ahorrar dinero gracias a las posibilidades del acceso a banda ancha.

Más Información | Lotus Symphony
En AnexoM | Lotus Symphony, software ofimático gratuito de IBM

Esta gran multinacional es su gran valedor y la responsable de su desarrollo. Es una suite que destaca sobre todo por una cuestión. Tiene un entorno de trabajo muy agradable, su interfaz gráfica está muy bien lograda, se trabaja de forma cómoda y funcionalmente es muy eficaz. Otra de las cuestiones que podemos destacar de Lotus Symphony es la compatibilidad con los formatos MS Office, que son los que suelen dar más problemas a la hora de probar un software ofimático distinto al de Microsoft.

Respecto a esta software ofimático nos ofrece un procesador de textos, una hoja de cálculo y un gestor de presentaciones. La verdad es que viene bastante completo y no podemos decir que se eche de menos nada a la hora de trabajar con dada uno de estos programas. A la hora de comparar con el MS Office tenemos que decir nos falta un programa para la gestión de las bases de datos, que parece ser el talón de Aquilés del software ofimático alternativo al de Microsoft.

Otra de las cuestiones interesantes de Lotus Symphony es la posibilidad de enriquecer sus funcionalidades instalando complementos, que nos permitirán que como hemos visto en el caso de OpenOffice nos puede mejorar de forma sustancial nuestra manera de trabajar con esta herramienta. La mayoría de los complementos que gestiona están relacionados con productos de IMB como puede ser Lotus Notes, aunque otros muchos nos permiten funcionalidades diversas como tener un calculadora con la hoja de cálculo, mejorar las posibilidades gráficas, editar notas, conectores para bases de datos SQL, etc.

De entre todos ellos destacaría un conector que sin duda será muy apreciado por los principiantes de este software ya que se trata de un ayudante que nos permitirá aprender como se realizan determinadas cuestiones con Lotus Symphony. Se trata de un tutorial que nos indicará como realizar determinados trabajos con este programa, ya sea iniciarse en el entorno de este software ofimático o de algún programa específico.

Otra de las características destacadas de este software es la navegación por pestañas. Podemos tener abierta una página con el procesador de textos, una hoja de cálculo y una presentación, además de otras opciones que se nos irán guardando como pestañas, lo cual facilita mucho el acceso entre distintos programas y sobre todo cuando tenemos que trabajar con más de un documento a la vez.

En este sentido una de las cuestiones que me gusta mucho es la integración de un navegador web en el propio programa que nos permitirá sin salir de la aplicación en la que estamos trabajando realizar una consulta a la red o cualquier otra cuestión. A la vez también podemos incorporar Widgets a la barra lateral, con distintas aplicaciones que nos permitirán tener nuestros accesos directos muy a mano. Esta barra lateral, la podemos esconder, dejar en modo estrecho o expandir, dependiendo de nuestra necesidades.

Por último una de las opciones que más me gustan es la facilidad de edición de documentos, también con una barra lateral de edición que nos va detallando todas las características de nuestro documento, con lo cual cambiar tipos de letra, tamaño, fuentes, etc. es de lo más cómodo. Muy intuitivo y visualmente muy agradable. Además la barra situada en el lado derecho no molesta y nos permite fijar la atención en la maquetación de nuestro texto de forma sencilla.

Todo esto con un consumo de recursos que no es muy elevado y una forma de trabajar que una vez que has pasado media hora trabajando con este programa es suficiente para acostumbrarte. Desde luego para mi se ha convertido en un programa de referencia en el mundo de la ofimática y hoy por hoy es mi favorito.

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